숭실대 국제학회 심포지움 케이터링

숭실대학교에서 열린 국제학회 심포지움에는 해외 참석자도 섞여 있어, 누구나 부담 없이 먹을 수 있는 무난한 메뉴 구성이 우선 조건이었습니다.

국제학회는 발표 언어도 다양하고 참석자 국적도 여러 나라에 걸쳐 있어, 메뉴 설명을 한글과 영문으로 함께 표기해 두었습니다. 낯선 음식에 대한 거부감을 줄이는 것도 준비 과정의 일부였습니다.

특정 향신료나 재료에 낯선 해외 참석자도 있을 수 있어 메뉴마다 구성을 표기해 배치하고, 휴식 시간에 맞춰 세팅을 완료했습니다.

휴식 시간마다 다양한 국적의 참석자들이 골고루 메뉴를 이용하는 모습을 보며, 설명 표기 하나가 실제로 도움이 된다는 걸 체감했습니다.

국제학회나 해외 참석자가 섞인 행사를 준비 중이라면 메뉴 설명 표기 여부를 미리 상의해 주세요. 낯선 재료에 대한 거부감을 줄이는 작은 배려가 만족도에 영향을 줍니다. 이런 학회 케이터링은 총액 165만원 이상부터 진행되며, 참석자 국적 구성을 알려주시면 메뉴 균형을 맞추는 데 참고합니다.

숭실대학교 국제학회는 주최 측에서 해외 연사 명단을 미리 공유해 주셔서, 참석자 국적 구성을 어느 정도 파악할 수 있었습니다. 메뉴마다 영문 설명을 함께 표기했고, 특정 재료를 꺼리는 참석자를 위한 대체 메뉴도 소량 준비해두었습니다. 휴식 시간마다 다양한 국적의 참석자들이 골고루 메뉴를 이용하는 모습을 확인하며 준비가 잘 맞았다고 느꼈습니다.

국제학회에서는 향신료가 강하거나 특정 문화권에서 꺼릴 수 있는 재료는 피하고, 누구나 무난하게 즐길 수 있는 조리법을 택했습니다. 채식 참석자를 위한 메뉴도 별도로 소량 준비해 라벨을 붙여두었습니다. 휴식 시간이 끝나기 전 다음 세션 참석자를 위해 미리 정리를 시작해 시간에 맞춰 깔끔하게 마무리했습니다.

국제학회나 해외 연사가 참석하는 행사를 준비 중이시라면, 참석자 국적 구성과 식단 제한 사항(채식, 특정 재료 기피 등)을 사전에 확인해 주시면 좋습니다. 숭실대 사례처럼 메뉴 설명을 표기해두는 작은 배려가 참석자 만족도에 크게 영향을 줍니다. 저희는 이런 정보를 미리 반영해 다국적 참석자도 부담 없이 이용할 수 있는 구성을 제안해 드립니다.

국제학회처럼 다양한 배경의 참석자가 모이는 자리는 작은 배려 하나가 전체 만족도를 좌우한다는 걸 이번 사례로 다시 확인했습니다.

숭실대학교 국제학회는 여러 건물에 걸쳐 세션이 나뉘어 있어, 케이터링도 건물별로 나눠 진행해야 했습니다. 주 행사장 외에 분과 세션이 열리는 강의실에도 간단한 다과를 별도로 준비해 전달했고, 이동 시간을 고려해 순서를 미리 정리해두었습니다. 여러 장소를 오가야 하는 행사는 동선 계획이 준비 시간의 절반 이상을 차지한다는 걸 다시 느꼈습니다.

다국적 참석자가 예상되는 행사는 식단 제한 사항을 미리 알려주시면 대체 메뉴까지 함께 준비해 드립니다.

국제학회처럼 여러 세션이 겹치는 행사는 세션별 시작·종료 시간을 미리 확인해 케이터링 세팅과 철수 타이밍을 그에 맞춰 계획합니다. 세션 사이 이동하는 참석자 동선도 함께 고려합니다.

국제학회처럼 다국적 참석자가 모이는 행사를 위해 정리해둔 메뉴 표기 방식은 이후 비슷한 성격의 행사에도 그대로 적용하고 있습니다.

국제학회 경험을 바탕으로, 이후 해외 참석자가 포함된 다른 행사 문의에도 더 빠르게 필요한 사항을 안내해 드릴 수 있게 되었습니다.

이런 세심한 준비가 국제 행사에서는 특히 중요하다고 느낀 사례였습니다.