서울대 홈커밍데이 케이터링

동문과 재학생이 함께 모이는 서울대학교 홈커밍데이 행사에서 세대가 다른 참석자 모두가 부담 없이 즐길 수 있는 케이터링을 의뢰받았습니다. 실외 행사 특성상 이동과 서빙이 잦아 무너지지 않는 플레이팅이 우선 조건이었습니다.

서울대학교 홈커밍데이는 매년 열리는 행사이지만 참석하는 동문의 졸업 연차가 제각각이라, 좋아하는 음식 취향도 세대별로 다르다는 점을 미리 감안해야 했습니다. 상담 단계에서 참석 예상 인원과 행사 진행 시간을 먼저 확인하고, 그 시간에 맞춰 음식이 부족하거나 남지 않도록 수량을 조정했습니다.

캠퍼스 야외 공간이라 동선이 길고 테이블 배치가 여러 구역으로 나뉘어 있어, 음식이 식거나 무너지지 않게 구역별로 세팅 순서를 미리 짜서 진행했습니다.

핑거푸드 위주로 구성해 서서 이동하며 대화하는 동문 참석자들도 편하게 집어 먹을 수 있도록 했고, 케이터링24 방식의 트레이 구성을 참고하되 서울대 로고 색감에 맞춘 플레이팅으로 마무리했습니다.

행사가 끝난 뒤 담당자로부터 특정 세대에 치우치지 않고 다양한 연령대가 고르게 즐겼다는 이야기를 들었습니다. 동문 행사처럼 참석자 폭이 넓은 자리는 특정 메뉴에 쏠리지 않게 구성하는 것이 만족도를 좌우한다는 걸 다시 확인한 현장이었습니다.

동문 행사나 학교 축제처럼 참석자 폭이 넓은 자리를 준비 중이라면, 상담 시 대략적인 연령대 분포와 실외·실내 여부를 먼저 알려주시는 게 좋습니다. 저희는 행사 날짜와 인원, 장소 형태를 먼저 확인한 뒤 메뉴 컨설팅으로 넘어가고, 이런 대규모 케이터링은 총액 165만원 이상부터 진행됩니다. 야외 행사라면 동선 계획에 시간을 더 들이는 편이 세팅 당일 여유를 만들어 줍니다.

상담은 행사 3주 전쯤 전화로 시작되었습니다. 담당자분이 동문회 특성상 정확한 참석 인원을 예측하기 어렵다고 하셔서, 저희 쪽에서 비슷한 규모의 이전 사례를 참고해 여유 수량을 제안해 드렸습니다. 식재료는 행사 며칠 전 사입해 신선도를 유지했고, 당일 새벽부터 조리를 시작해 오전 중 현장 세팅을 마쳤습니다. 야외 행사 특성상 날씨 변수도 있었지만, 이동식 트레이 구성 덕분에 갑작스러운 자리 이동에도 무리 없이 대응할 수 있었습니다.

메뉴를 정할 때는 오래 서서 이동하며 먹는 상황을 고려해, 국물이 있거나 손에 묻기 쉬운 음식은 최대한 줄였습니다. 한입에 먹을 수 있는 크기로 통일하고, 색감이 화려한 메뉴 몇 가지를 섞어 테이블 전체가 밋밋해 보이지 않도록 신경 썼습니다. 야외 날씨를 감안해 실온에서도 맛이 크게 변하지 않는 재료 위주로 골랐고, 행사 시간이 길어질 가능성까지 염두에 두고 여유 수량을 준비했습니다. 이런 세세한 부분까지 미리 고려하는 것이 대규모 야외 행사 케이터링에서 가장 중요한 준비 과정이라고 생각합니다.

이 사례처럼 동문 행사나 대학 축제를 준비하신다면, 참석자 세대가 넓을수록 특정 메뉴에 호불호가 갈리지 않는 무난한 구성을 우선 추천드립니다. 야외 공간이라면 이동식 세팅이 가능한지, 전기나 물 사용이 가능한지도 함께 확인해 두시면 당일 준비가 한결 수월해집니다. 저희는 이런 정보를 상담 전화나 문자로 먼저 확인한 뒤 견적을 안내해 드리고 있으며, 행사 규모가 클수록 미리 문의 주실수록 준비할 수 있는 선택지가 넓어집니다.

행사가 끝난 뒤 정리까지 마무리하는 것도 저희가 맡은 역할 중 하나였습니다. 넓은 야외 공간에 흩어진 테이블과 집기를 순서대로 회수하며, 다음 행사에도 참고할 수 있도록 이번 진행 과정을 내부적으로 정리해두었습니다.